BAŞA DÖN

İş takip ve verimli toplantılar ile başarıya ulaşın.

İncelemek için resmi tıklayınız.

Bir firma'da işlerin akışının kontrol altında tutulabilmesi için en önemli şey "takip" olsa gerek. Atanmış bir iş ne durumda, hangi aşamada takip edilemiyorsa işin başarısızlıkla sonuçlanması (mutlak başarısızlık olmasa da, süre aşımları, tutarsız sonuçlar, teslim edilse de mutsuz müşteri) kaçınılmaz olacaktır. İş takibi için herkese uygun kesin bir kurallar silsilesi tanımlamak oldukça zor. Her yiğidin yoğurt yemesi farklı olduğu gibi her kurumun, hatta alta doğru indikçe her birim yöneticisinin kendine has yeme tarzları ortaya çıkabilir, gayet normaldir. Yeter ki yoğurt yenirken etraf batırılmasın (insanlar/kurum zarar görmesin.)

İş takibi deyince 3 ana madde aklıma geliyor:

  1. Kişinin iş sürecini raporlaması (gün sonunda, haftalık, iş ara kademelerinde raporlama). Böylelikle işiniz ile ilgili ana hatları amirleriniz rahatlıkla görebileceklerdir.

  2. İşin akışında (karar mercisi kendiniz de olsa) ilgili kişilerin haberdar edilmesi. (Söz uçar yazı kalır misali, firma içi dahil olmak üzere ilerleyişin email ortamında kayıt altına alınması ve ilgililerin cc yapılması. İlla sorun olacak diye birşey yok, üzerinden vakit geçmiş projelerde email geriye dönük olarak çok güzel bir arşiv aracı olarak kullanılabilir) İyi oturmuş bir kurum içi mesajlaşma (en pratik yolu ile email) sistemi ile ilgili herkes işler ile ilgili kendilerine bakan durumlara hızla vakıf olup müdahil olabilecektir.

  3. Rapor ve bilgilendirmeler ekibi ve yöneticileri canlı tutsa da mutat (düzenli) toplantılar ile ilgili birimlerin koordine edilmesi ve sorun olmadan önce frekans farklılıklarının normalleştirilmesi.

Bu 3 süreç içerisinde yukarıda bahsettiğim gibi farklı yorumlamalar, yeni alt modeller rahatlıkla geliştirilebilir. Mesela nadir de olsa bazı çok uyumlu frekansla çalışan ekipler arasında 3 değil 2 madde ile de süreçler işletilebilir. (sonra onlar da 3'lü bu yapıya dönerler :) Rapor mantığı her ekipte farklı işleyebilir, kimi ekip email ile raporları alırken, yazılım tabanlı işler için raporlar bir istek takip sisteminde (issue / bug track) tutulabilir, sözün özü bunlar tamamen sizin kendi yoğurt yeme tercihinizle ilgili.

İlk 2si konusunda olmasa da toplantılar konusunda belirli standartlar zaman içinde oturmuş durumda. Bunu teknoloji seviyenize göre internet üzerinden de (Skype vb.) yapabilirsiniz. İster sanal ister canlı kanlı bir araya gelin, o da çok farketmez, yeterki yanlış anlaşılmalara fırsat vermeden birbirinizin sesini duyarak, mümkünse görerek, işlerin önünü açın. Toplantılar için de birkaç şey net söylenebilir:

  1. Toplantı işin bir parçası, bunu hem siz hem ekibiniz kabul etmeli ve angarya olarak görmemeli. Verimli bir toplantı işlerin daha kaliteli ve değerli sonuçlar üretmesine yardımcı olacaktır.

  2. Toplantınızın gündemi olsun. Eğer özel bir toplantı ise (bir iş ile ilgili düzenli toplantılarınız dışında, müşteri projesi vb.) 2-3 gün önceden gündemi katılımcılar ile paylaşın. Ne konuda görüşüleceğini bilmeli ve hazırlanmalılar. Eğer mutat bir toplantı ise (haftalık değerlendirme toplantısı gibi) katılımcılar bir önceki haftadan gündeme sahip olacaklardır. Katılımcıların da varsa genel gündemlerini alın. (Sizin de hazırlanmanız gerek, alamadı iseniz toplantı başlangıcında da alabilirsiniz.)

  3. Önceki toplantıdan kalan maddelerin üzerinden geçin. İşler konuşuluyor, kalıyor durumuna düşmesin.

  4. Gündemde sabit kalın. (Ara maddeler almayın)

  5. Soru cevaplar ile sırası gelen gündem üzerinde çözüm odaklı olarak görüşmeleri yapın. Karşıdaki düşmanınız değil, iş arkadaşınız (veya müşteriniz)

  6. Tartışma zeminine girmeyin, çözüm bulamıyorsanız, ilgili maddeyi üzerinde düşünmek üzere erteleyin.

  7. Sohbet (geyik) zemininden kaçının. Çay, kahve servisi sırasında bile (özel bir madde değilse, bütçe vb.) görüşmeleri kesmeyin. Geyik başlarsa toplamak zor olacaktır. Fren yapan araba gibi hızınızı kaybedersiniz.

  8. Nokta atışı ilerleyin. Yan meselelerde boğulmayın, ana konuyu çözün. Ana konu hedeflenirse yanlar için çözüm bulunacaktır.

  9. ve en önemlisi, toplantı için süre sınırı belirleyin ve o süreyi aşmayın. 2 saatlik bir görüşme çoğu insanının limitlerini zorlayacaktır. Bu yüzden mümkünse gün başlarken mesai başlangıcında, zihinler berrak, işler henüz hücum etmemişken toplantılarınızı yapın. Az zamanda çok iş yaparak sonuca ulaşın.

Yorumlar
XDaha önce yorum yapılmamış
Yorum Yapın