BAŞA DÖN

Proje Başlatma Belgesi (Project Charter)

İncelemek için resmi tıklayınız.

Erkyazılım için için ileri dönük projeler zaman planı çıkarmaya çalışırken aktif 25 proje ile çalıştığımızı, muhtemel yeni bir kaç projenin daha alınacağını gözlemledim. Fakat bunlarla ilgili projelerin yaklaşık yarısının dokümantasyonu yoktu.

Bu tür projelerinin küçük olmaları gerekçe olsa dahi işleyişi değiştirmek istedim. Bu nedenle “Proje Başlatma Belgesi” (PMI standardında adı Project Charter) oluşturmaya karar verdim. Bu sayede bir projenin adı, açıklaması, proje yöneticisi ve yetkilerini, Business case (iş durumunu) atanan ön kaynakları, Proje ekibini ve paydaşları (Stakeholders), teslim edilecek çıktıları ve ürünün kaba özelliklerini projenin onaylama gereksinimlerine ve onaylayanların bilgilerine erişebilecektim. Aynı zamanda şirkete yeni katılan bir kişinin 2 gün içinde bütün projelerle ilgili oldukça fazla bilgiye erişebilmesini sağlamayı hedefliyordum.

Aslında PMI bu belgeyi müşteri ile firma arasındaki bir sözleşme olarak da değerlendirmekte fakat ben başlamış ve devam eden projelerde bu amacı güdemezdim fakat yeni alınacak projelerde bu belgelerin faydalı olacağını umuyorum. Ayrıca ilk teklifimize hazırladığım bu belgeyi de ekledim.

Aşağıda oluşturduğum örnek Proje başlatma Belgesini bulabilirsiniz.

Proje Başlatma Belgesi

Proje Başlığı ve Açıklaması

(Proje Nedir?)

ACME Banka Hesap Takip Uygulaması

ACME firması aşağıda adları listelenen bankalarda hesaplar tutmaktadır. Bu hesaplar Cari hesaplar olduğu gibi Vadeli hesaplar da olabilmektedir.

Akbank, Garanti, İş Bankası, TEB, Vakıfbank, Yapı Kredi, Ziraat, A Bank, HSBC, Citibank, Denizbank, Halkbank, Finansbank ve ING Bank

ACME firması bu bankalardaki çoklu hesapalrının bakiyelerini ve hareketlerini takip etmek için manuel bir süreç izlemektedir. Kurum bankalarla temasa geçerek hesap hareketlerinin ve hesabın son drumunun bir servis aracılığı ile kendi sistemlerine aktarılmasını ve bu sayede tek bir ekrandan bütün bankaları takip edebilmeyi istemekte.

Ayrıca vadeli hesapların da bankalardan takip edilmesi arzulanmakta. Bütün verilerin detaylarına uygulama içerisinden erişilebilirken konsolide grafik ve raporların da sunulabilmesi arzulanmakta.

Proje Yöneticisi ve Yetkileri

(Projeye kim liderlik edecek ve yetkileri nelerdir? Proje yöneticisi değişiklik isteklerini kabul ve ret edebilir mi? süre veya takvimde değişiklikler yapmaya yetkili mi?)

Proje yöneticisi olarak ERK Proje Yöneticisi atanmıştır. Takımı seçmekte yetkilidir. Proje süresi ve bütçesi üst yönetim tarafından belirlenecektir.

İş Durumu

(Proje neden var? ne tür finansal veya diğer temel faydalar elde edilecek bu projeyi gerçekleyerek? Proje amacını ve mazaretlerini yazınız)

ACME firması finansman departmanı bir çok farklı nedenle banka hesaplarının hareketlerini ve son durumlarını raporlama ihtiyacı hissediyorlar. Bu uygulamayı geliştirerek 10′larca hesabın son durumlarını saniyeler içerisinde kendilerine sunabileceğiz. Bu sayede çok büyük miktarda zaman kaybı engellenecektir.  Diğer bir yan faydası da üst yönetimin yetkileri çerçevesinde hesapların durumuna anında ulaşabilmeleri sağlanacaktır. Bu sayede finansman bölümü devreden çıkarılacak daha az hata ile daha özet veriler sunulabilecektir.

Atanan Ön Kaynaklar

(Kaç tane ve hangi kaynaklar kullanılacak)

Mariana Saha bu projeye atanmıştır. Daha önceki banka servisleri deneyimi ile bu projede hızlı yol alabileceğimizi düşünüyoruz. diğer kaynaklar ihtiyaç oldukça belirlenecekler.

Proje Ekibi

(Projenin ilerleyişini kim etkileyecek ve proje kimleri etkileyecek)

Proje yönetiminde Sam Hok’de bulunacaktır. Diğer firmalardaki benzer ihtiyaçların  belirlenmesindeki deneyimi ile projenin yönlendirilmesinde fikirler verecektir.

Dr. Frank Golan projenin pazarlanması ve müşteri ile iletişiminden ortaya çıkan yeni iş ihtiyaçlarını takıma aktaracaktır.

Alan Harm müşteri yöneticisi olarak müşteri ziyaretlerini ve gerekli sunumları yapacaktır. Müşteri tarafından iletilen değişiklik isteklerini proje yönetimine aktaracaktır.

Shreya Lam ACME firmasında Finansman yöneticisi olarak çalışmakta olup, ihtiyaçların analizi ve uygulamanın ilerlemesini denetleyecektir. Shreya Lam uygulamaya ihtiyaç duyan müşterimizdir.

Rutger Bloom ACME firmasında IT bölümünden bir yetkili olarak projenin sisteme entegrasyonu ve teknik analizi aşamalarında destek ve yönlendirmelerde bulunabilecektir.

Ürün Açıklaması / Çıktılar

(Ne tür özelliklere sahip bir ürün teslim edilecek? Proje sonunda elde edilecek çıktılar nelerdir?)

Müşterimize bir adet Web uygulaması, Bir adet verileri çeken servis ve bir adet mobil uygulama teslim edeceğiz. Uygulama müşterimizin bağlı olduğu bütün bankalardan verileri çekerek kendi kaynaklarında depolayacak, Web uygulaması bütün bankaların özet bilgilerini bir dashboard’ta yayınlayacak ve gerekirse bankaların ve hesaplarının tek tek detaylarını müşterimize iletecektir. Bu detay ve özet verilerin temel raporlarını alabileceklerdir.

Mobil uygulama ise mobil cihazlar için geliştirilmiş olacaktır. güvenlikli erişimle Web uygulaması tarafından tutulan verileri değerlendirip özet grafikler ve rakamlarla “Üst Yönetim Kademesi” için  bir arayüz olacaktır. HTML, HTML 5 veya Native uygulama olacaktır.

Ölçülebilir Proje Hedefleri

(Firmamızın hangi hedefi bu proje ile sağlanacaktı, hangi hedefine katkıda bulunacaktır?  Proje kısıtları nelerdir? Öncelikler nelerdir?)

Müşterimizin bu uygulamaya 2012 yıl sonuna kadar ihtiyacı varken sıkışık tarih nedeni ile en geç Ocak ayı içerisinde uygulamanın teslimini istemekte. Ocak ayının 3. hafta sonu kritik bir tarih olarak hedeflenmektedir.

Bu uygulama 2 kademeli olarak gerçeklenecektir. 1. Kademede sadece Cari hesaplar online olarak alınacak ve projeye harcanan zaman 20 günden fazla olmayacaktır.

10 Adet bankadan hesap hareketleri ile ilgili servis bağlantısı yapılacaktır.

10 adet banka şu an verilerini sunamıyorsa müşterimize borç olarak ileride gerçeklenmek üzere hizmet saklı kalacaktır.

Projenin Onaylanma Gereksinimleri

(Proje için nelerin onaylanması gerekmektedir? Başarıyı neler belirler?)

Proje onayı müşteri tarafından verilecektir.

  • Hangi bankalarla çalışılacağı önceliği müşteri tarafından belirlenecektir
  • Müşterinin bütün riskleri önceden bilmesi sağlanacaktır (onaylamalıdır)
  • Tasarım müşteri tarafından onaylanacak
  • Raporlar müşteri tarafından proje öncesinde verilecek ve bizim tarafımızdan onaylanacak

Yüksek Seviyeli Riskler

(Muhtemel engeller ve fırsatlar)

  • Müşteriye sağlayacağı büyük kolaylık sayesinde finansal analizlerin Web ve mobilde sunulması ile ilgili yeni çalışmalar ortaya çıkabilir.
  • Daha önceden Cari hesap entegrasyonu yapmamamız iş süresini uzatabilir.
  • 10 adet bankanın cari hesap takibi servisi vermemesi ihtimali ortaya çıkabilir
  • İstenebilecek raporların net olmaması süreyi etkileyebilir.

Projeyi Onaylayan Yetkililer

Dr. Frank Golan (Genel Müdür)

Sam Hok (CTO)

Erkyazılım Proje Yöneticisi (PM)

 

 

 

Yazının orjinaline http://www.tugrulkarakaya.com/ornek-proje-baslatma-belgesi-project-charter/ bloğundan ulaşabilirsiniz.


Yorumlar
XDaha önce yorum yapılmamış
Yorum Yapın