BAŞA DÖN

Proje Başlatma Belgesi (Project Charter)

Erkyazılım için için ileri dönük projeler zaman planı çıkarmaya çalışırken aktif 25 proje ile çalıştığımızı, muhtemel yeni bir kaç projenin daha alınacağını gözlemledim. Fakat bunlarla ilgili projelerin yaklaşık yarısının dokümantasyonu yoktu.

Bu tür projelerinin küçük olmaları gerekçe olsa dahi işleyişi değiştirmek istedim. Bu nedenle “Proje Başlatma Belgesi” (PMI standardında adı Project Charter) oluşturmaya karar verdim. Bu sayede bir projenin adı, açıklaması, proje yöneticisi ve yetkilerini, Business case (iş durumunu) atanan ön kaynakları, Proje ekibini ve paydaşları (Stakeholders), teslim edilecek çıktıları ve ürünün kaba özelliklerini projenin onaylama gereksinimlerine ve onaylayanların bilgilerine erişebilecektim. Aynı zamanda şirkete yeni katılan bir kişinin 2 gün içinde bütün projelerle ilgili oldukça fazla bilgiye erişebilmesini sağlamayı hedefliyordum.

Aslında PMI bu belgeyi müşteri ile firma arasındaki bir sözleşme olarak da değerlendirmekte fakat ben başlamış ve devam eden projelerde bu amacı güdemezdim fakat yeni alınacak projelerde bu belgelerin faydalı olacağını umuyorum. Ayrıca ilk teklifimize hazırladığım bu belgeyi de ekledim.

Aşağıda oluşturduğum örnek Proje başlatma Belgesini bulabilirsiniz.

Proje Başlatma Belgesi

Proje Başlığı ve Açıklaması

(Proje Nedir?)

ACME Banka Hesap Takip Uygulaması

ACME firması aşağıda adları listelenen bankalarda hesaplar tutmaktadır. Bu hesaplar Cari hesaplar olduğu gibi Vadeli hesaplar da olabilmektedir.

Akbank, Garanti, İş Bankası, TEB, Vakıfbank, Yapı Kredi, Ziraat, A Bank, HSBC, Citibank, Denizbank, Halkbank, Finansbank ve ING Bank

ACME firması bu bankalardaki çoklu hesapalrının bakiyelerini ve hareketlerini takip etmek için manuel bir süreç izlemektedir. Kurum bankalarla temasa geçerek hesap hareketlerinin ve hesabın son drumunun bir servis aracılığı ile kendi sistemlerine aktarılmasını ve bu sayede tek bir ekrandan bütün bankaları takip edebilmeyi istemekte.

Ayrıca vadeli hesapların da bankalardan takip edilmesi arzulanmakta. Bütün verilerin detaylarına uygulama içerisinden erişilebilirken konsolide grafik ve raporların da sunulabilmesi arzulanmakta.

Proje Yöneticisi ve Yetkileri

(Projeye kim liderlik edecek ve yetkileri nelerdir? Proje yöneticisi değişiklik isteklerini kabul ve ret edebilir mi? süre veya takvimde değişiklikler yapmaya yetkili mi?)

Proje yöneticisi olarak ERK Proje Yöneticisi atanmıştır. Takımı seçmekte yetkilidir. Proje süresi ve bütçesi üst yönetim tarafından belirlenecektir.

İş Durumu

(Proje neden var? ne tür finansal veya diğer temel faydalar elde edilecek bu projeyi gerçekleyerek? Proje amacını ve mazaretlerini yazınız)

ACME firması finansman departmanı bir çok farklı nedenle banka hesaplarının hareketlerini ve son durumlarını raporlama ihtiyacı hissediyorlar. Bu uygulamayı geliştirerek 10′larca hesabın son durumlarını saniyeler içerisinde kendilerine sunabileceğiz. Bu sayede çok büyük miktarda zaman kaybı engellenecektir.  Diğer bir yan faydası da üst yönetimin yetkileri çerçevesinde hesapların durumuna anında ulaşabilmeleri sağlanacaktır. Bu sayede finansman bölümü devreden çıkarılacak daha az hata ile daha özet veriler sunulabilecektir.

Atanan Ön Kaynaklar

(Kaç tane ve hangi kaynaklar kullanılacak)

Mariana Saha bu projeye atanmıştır. Daha önceki banka servisleri deneyimi ile bu projede hızlı yol alabileceğimizi düşünüyoruz. diğer kaynaklar ihtiyaç oldukça belirlenecekler.

Proje Ekibi

(Projenin ilerleyişini kim etkileyecek ve proje kimleri etkileyecek)

Proje yönetiminde Sam Hok’de bulunacaktır. Diğer firmalardaki benzer ihtiyaçların  belirlenmesindeki deneyimi ile projenin yönlendirilmesinde fikirler verecektir.

Dr. Frank Golan projenin pazarlanması ve müşteri ile iletişiminden ortaya çıkan yeni iş ihtiyaçlarını takıma aktaracaktır.

Alan Harm müşteri yöneticisi olarak müşteri ziyaretlerini ve gerekli sunumları yapacaktır. Müşteri tarafından iletilen değişiklik isteklerini proje yönetimine aktaracaktır.

Shreya Lam ACME firmasında Finansman yöneticisi olarak çalışmakta olup, ihtiyaçların analizi ve uygulamanın ilerlemesini denetleyecektir. Shreya Lam uygulamaya ihtiyaç duyan müşterimizdir.

Rutger Bloom ACME firmasında IT bölümünden bir yetkili olarak projenin sisteme entegrasyonu ve teknik analizi aşamalarında destek ve yönlendirmelerde bulunabilecektir.

Ürün Açıklaması / Çıktılar

(Ne tür özelliklere sahip bir ürün teslim edilecek? Proje sonunda elde edilecek çıktılar nelerdir?)

Müşterimize bir adet Web uygulaması, Bir adet verileri çeken servis ve bir adet mobil uygulama teslim edeceğiz. Uygulama müşterimizin bağlı olduğu bütün bankalardan verileri çekerek kendi kaynaklarında depolayacak, Web uygulaması bütün bankaların özet bilgilerini bir dashboard’ta yayınlayacak ve gerekirse bankaların ve hesaplarının tek tek detaylarını müşterimize iletecektir. Bu detay ve özet verilerin temel raporlarını alabileceklerdir.

Mobil uygulama ise mobil cihazlar için geliştirilmiş olacaktır. güvenlikli erişimle Web uygulaması tarafından tutulan verileri değerlendirip özet grafikler ve rakamlarla “Üst Yönetim Kademesi” için  bir arayüz olacaktır. HTML, HTML 5 veya Native uygulama olacaktır.

Ölçülebilir Proje Hedefleri

(Firmamızın hangi hedefi bu proje ile sağlanacaktı, hangi hedefine katkıda bulunacaktır?  Proje kısıtları nelerdir? Öncelikler nelerdir?)

Müşterimizin bu uygulamaya 2012 yıl sonuna kadar ihtiyacı varken sıkışık tarih nedeni ile en geç Ocak ayı içerisinde uygulamanın teslimini istemekte. Ocak ayının 3. hafta sonu kritik bir tarih olarak hedeflenmektedir.

Bu uygulama 2 kademeli olarak gerçeklenecektir. 1. Kademede sadece Cari hesaplar online olarak alınacak ve projeye harcanan zaman 20 günden fazla olmayacaktır.

10 Adet bankadan hesap hareketleri ile ilgili servis bağlantısı yapılacaktır.

10 adet banka şu an verilerini sunamıyorsa müşterimize borç olarak ileride gerçeklenmek üzere hizmet saklı kalacaktır.

Projenin Onaylanma Gereksinimleri

(Proje için nelerin onaylanması gerekmektedir? Başarıyı neler belirler?)

Proje onayı müşteri tarafından verilecektir.

  • Hangi bankalarla çalışılacağı önceliği müşteri tarafından belirlenecektir
  • Müşterinin bütün riskleri önceden bilmesi sağlanacaktır (onaylamalıdır)
  • Tasarım müşteri tarafından onaylanacak
  • Raporlar müşteri tarafından proje öncesinde verilecek ve bizim tarafımızdan onaylanacak

Yüksek Seviyeli Riskler

(Muhtemel engeller ve fırsatlar)

  • Müşteriye sağlayacağı büyük kolaylık sayesinde finansal analizlerin Web ve mobilde sunulması ile ilgili yeni çalışmalar ortaya çıkabilir.
  • Daha önceden Cari hesap entegrasyonu yapmamamız iş süresini uzatabilir.
  • 10 adet bankanın cari hesap takibi servisi vermemesi ihtimali ortaya çıkabilir
  • İstenebilecek raporların net olmaması süreyi etkileyebilir.

Projeyi Onaylayan Yetkililer

Dr. Frank Golan (Genel Müdür)

Sam Hok (CTO)

Erkyazılım Proje Yöneticisi (PM)

 

 

 

Yazının orjinaline http://www.tugrulkarakaya.com/ornek-proje-baslatma-belgesi-project-charter/ bloğundan ulaşabilirsiniz.


incehesap.com şimdi daha güçlü

Geçtiğimiz hafta bir Cumartesi gecesi, büyük emek harcadığımız İncehesap.com 2.versiyonu yayına aldık.

2007 yılında açtığımız İncehesap.com'un yenilenmesi için 2012 başında proje çalışmalarına başlamıştık. Proje planlaması sonrası aktif üretime Mayıs ayında başladık ve 2200 saati aşkın bir yazılım geliştirme süreci sonunda yep yeni bir incehesap.com ortaya çıkartık. Yazılım bizim tarafımızdan yazılırken, analizde Incehesap ekibi ile birlikte hareket ettik. İncelikleri ile düşünülmüş olan tasarım Zen Dizayn'dan gelirken, html'deki özenli kesimi ise W3 Newyork ile çalıştık.

Sektörde bilinen ama çok da kullanılmayan bazı özellikleri İncehesap.com'da bir bütün olarak uygulama şansı bulduk. Bunlardan en sevdiklerimden birisi ürün özellik resimleri sistemi.

Ürün görseli altı özellikler Ürün görseli altı özellikler

Karşılaştırma ve filtreler için ürünler üzerine tanımlanan özellikleri, ürün görseli ile birleştirip ana görüntü olarak sunan bir mekanizma geliştirdik. Ürün özellikleri değiştirildiğinde, veya öne çıkarılmak istenen başka bir özellik olduğunda sistem anlık olarak yenisini üretiyor ve yayına alıyor.

Ürünlerle alakalı yeri gelmişken avantaj paketlerinden de bahsetmem gerek. Ürünler kendi aralarında paketlenip, avantajlı paketcikler ürünlerin altında listeleniyor ve ziyaretçinin en uygun rakamlarla en güzel fırsatları yakalamaları sağlanıyor.

Avantaj paketi

Diğer sevdiğim özelliklerden birisi ise kullanıcılara tavsiye sunan "Size Özel" tavsiye yapısı. Sistem düzenli olarak kullanıcıyı, zevklerini, alışkanlıklarını takip ediyor ve herkese özel ürünler sunuyor. Görüleceği üzere taşınabilirlerde biraz fazla dolanmışım :)

Sizin için size özel ürünler


Gelen büyük yeniliklerden bir tanesi de parçalı ödeme sistemi. Ödenecek miktar tek bir kartınızdaki limiti aşıyorsa bunu farklı kartlara dağıtabilir alışverişi gerçekleştirebilirsiniz.

İncehesap parçalı ödeme

Bir önceki versiyondaki Ürün Danışmanını bu versiyonda bir ileriye taşıdık ve daha hızlı daha efektif bir yapı ortaya koyduk. Bunda tasarımsal sunumun da etkisi var. Daha iyiye doğru revizeler ise yolda.

Fırsat sistemi şuanki ve gelecek fırsatları daha maharetli şekilde sunuyor. Zaman zaman kontrol etmenizde fayda var ;)

Fırsatlar

SEO çalışmalarına İncehesap ekibi ile ayrı bir özen gösterdik ve eski site ile arasında ciddi yapısal farklar olmasına rağmen, tüm ürün, kategori, ürün görselleri, müşterilerin yüklediği görseller, yorumlar, soru & cevaplar dahil hemen her linki yeni sistemde karşılığını bulacak şekilde yönlendirdik.

İncehesap.com'un bazı güzel özelliklerinden bahsetmeye çalıştım, hepsini detaylandıramasam da gezdikçe daha da güzellerini bulabileceğinizi söyleyebilirim ;) Yeni yüzü ve altyapısının verdiği poizitif enerji ile incehesap.com'un 2013'de ve sonrasında çıtasını çok daha yukarılara çıkaracağına inanıyorum. Hedefler büyük, ekipler sağlam...


T.C. Cumhurbaşkanlığı Arşivi Sayısallaştırma Projesi

İki yıl evvel başladığımız KAMAG projesi yolculuğumuzun Cumhurbaşkanlığındaki kısmı Kasım 2012 itibariyle nihayete erdi. Bu süre zarfında Türkiye’nin en önemli kurumunun, Cumhurbaşkanlığı’nın son derece ehemmiyet arzeden arşiv belgeleri uzman ekibimiz tarafından yüksek çözünürlükte taranarak dijital ortama aktarıldı. Böylece Ülkemizin Cumhurbaşkanlığı gibi önemli bir kurumunun belge hafızasının uzun süre korunmasına çok mühim bir katkı sağlanmış oldu.

KAMAG - E-Belgem Projesi zaman çizelgesi

Evrak çeşitliliği bakımından hususi bir örnek olan Cumhurbaşkanlığı Arşivi’nde ekibimizle birlikte son derece verimli ve keyifli bir 2 yıl geçirdiğimizi söylemeliyim. İftiharla belirtmeliyim ki, bu proje TS 13298  “Bilgi ve dokümantasyon – Elektronik Belge Yönetimi” Standardına uygun ilk arşiv projesidir. Bu önemli projeyle birlikte “Kamu Kurumlarında Etkin Elektronik Belge Yönetimi ve Paylaşımı için Ulusal Teknolojilerin Geliştirilmesi” adına küçümsenmeyecek bir mesafe kat ettiğimizi belirtmek gerekir. Bu çalışma neticesinde tüm kurumlara örnek bir dijital arşiv koleksiyonu oluşturulmuştur.

Projenin başlangıcından itibaren Cumhurbaşkanlığı Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı ile, TÜBİTAK ve Erkyazılım olarak onlarca toplantı yaptık. Bu süreçte zaman zaman stresli anlar geçir sekte şimdilerde tüm sıkıntılar ve stresler, projemizin geldiği bu kilometre taşı için tamamen sevince dönüşmüş durumdadır.

Bu yoğun ve yorucu zaman dilimini, T.C. Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği Bilişim Teknolojileri Başkanlığı'nın süreçleri çözme ve yönetme yeteneği , T.C. Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği İdari ve Mali İşler Başkanlığı- Arşiv Müdürlüğü'nün himaye ve katkıları, TÜBİTAK tarafında Proje Yöneticilerimiz Veysi Öztürk ve Fikret Şanlı Beylerin desteği, Uğur Duran Beyin analiz süreçlerindeki katkısı,  Recayi Bayram Beyin belge türleri ve dilleri konusundaki tecrübeleri, DAP Proje ekip liderimiz İnci Öztürk'ün 23 kişilik bir ekibi idaredeki hüneri ve ekipteki diğer arkadaşların özverili çalışmaları olmasa herhalde bu kadar başarılı bitiremezdik.

 

TCCB ve Erkyazılım proje ekibi

Dijital ortama aktarılmış her bir evrakın önümüzdeki yıllarda bir araştırmacının çalışmasına ışık tutacağını bilmek bize heyecan veriyor. Dijitalleştirilen her bir belgenin veri tabanı üzerinde indeks bilgileri ve döküm(Envanter) numarası ile birlikte tutulması, araştırmacıların belgelere daha hızlı ulaşması ve hepsinden önemlisi bundan sonra belgelerin asıllarının yer değiştirme, dokunma gibi sebepler ile daha az yıpranacağını bilmek ve bu belgelerin sonraki kuşaklara ulaşmasında ufakta olsa pay sahibi olmak, heyecanımıza heyecan katıyor.

Cumhurbaşkanlığı Dijital Arşiv Projesinden Satırbaşları:

  • Maksimum 23, Minimum 12 olmak üzere ortalama 15 Servis Büro personeli çalıştı.
  • Maksimumda TCCB kurum personeli ile birlikte 30 personele kadar ulaşıldı.
  • Toplam 21 adet bilgisayar kullanıldı;
    • 4 Kalite,
    • 7 İndeks,
    • 2 Sanal Ayraç,
    • 6 Tarama,
    • 1 Negatif Tarama,
    • 1 İdari
  • 2 Şubat 2012’de Hızlı Tarama bitti. 744.903 sayfa hızlı tarama yapıldı.
  • 13 Kasım 2012’de Hassas Tarama bitti. 1.284.361 sayfa hassas tarama yapıldı.
  • 22 Kasım 2012’de tasnif bitti. 2.029.916 adet tasnif yapıldı.
  • 34 farklı belge tipinde toplam 750.666 adet belge tarandı.
  • Toplamda 2.029.264 sayfa tarandı.
  • Projede;
    • 1 adet Zeutschel OS 12000 HQ
    • 4 adet Microbox Ultra A2
  • 100.000 adet barkod basıldı.
  • Sanal Tasnif Süreci ile 200.000 adet basılı barkod tasarrufu sağlandı.
  • Bu belgeler uç uca eklense yaklaşık 852 km uzunluğa ve 247.164 km2 alana ulaşmaktadır.
  • 400 dpi’da taranan Ana Belge boyutu yaklaşık 70 TB’a ulaştı.
  • Dolaşım kopyası boyutu yaklaşık 3TB’a ulaştı.
  • 41.448.302 karakterlik indeksleme yapıldı.
  • İlk dijitalleştirilen belge; Celal BAYAR dönemine ait bir mektuptu.
  • Son dijitalleştirilen belge; Süleyman DEMİREL dönemi bir rapordu.

Proje için Almanya’dan özel olarak sipariş edilen, 400 DPI optik tarama yapabilen ve en kıymetli varlığımız olan zamanı en efektif bicimde kullanmamızı sağlayan Book2Net Ultra modeli tarayıcılar Türkiye'de ilk defa projemizde kullanıldı.


TCCB'de Kurban Bayramı Bayramlaşma Merasimine Ekibimizin Kabulü

Cumhurbaşkanlığı arşivlerinin dijital ortama aktarılması projesinde çalışmalarına devam eden ekibimiz, 24 Ekim 2012 tarihinde Cumhurbaşkanlığında düzenlenen Kurban Bayramı Bayramlaşma Merasimi’ne katılım sağladı.

Sayın Cumhurbaşkanı Abdullah Gül Beyefendi, Kurban Bayramı Bayramlaşma Merasimine Erk Yazılım ekibinin kabul fotoğrafları proje ekibimiz için unutamayacakları bir anı oldu.

Ekibimizin Sayın Cumhurbaşkanımız Abdullah Gül Beyefendi ve Sayın Cumhurbaşkanlığı Genel Sekteri Mustafa İsen ile bayramlaşmalarının fotoğraflarını sizlerle paylaşalım istedik.


Yönetim Sistemi Belgelendirmelerimiz Devam Ediyor

“Türkiye’de, içerik, portal ve bilgi yönetimi konularında bir mükemmeliyet merkezi oluşturma” misyonumuz doğrultusunda entegre yönetim sistemlerimiz ile çalışmalarımıza devam ediyoruz.

Erkyazılım olarak müşterilerimize sunduğumuz hizmetlerimizin Uluslararası Standardizasyon Örgütü (ISO)’nün hazırlamış olduğu ISO 9001 standardına uygunluğunu ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi belgesi ile tescilledik.

Bu kapsamda müşteri odaklı çalışma prensibimizden yola çıkarak süreçlerimizi sektörümüze uygun olarak revize ettik. Yoğun bir dokümantasyon sürecinin ardından Erkyazılım ailesinin katılımıyla Kalite Yönetim Sistemimizi kurduk ve uygulamaya aldık.

Kalite Yönetim Sistemimiz TSE belgelendirme denetiminin ardından resmi olarak güvence altına alınmış oldu.

ISO 9001 belgelendirmesi ile başladığımız çalışmalarımıza ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi kurulumu hazırlıklarımızla devam ettik.  Alt yapı ve dokümantasyon faaliyetlerinin ardından Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemimizi Kalite Yönetim Sistemimiz ile entegre olarak uygulamaya aldık.

Bilginin gizlilik, bütünlük ve erişilebilirliğini sağladığımızın bir göstergesi olarak “Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemimiz” TUV belgelendirme denetiminin ardından tescillendi.

Entegre Yönetim Sistemleri kurulum çalışmaları kapsamında yoğun çaba gösteren Yönetim Temsilciliği ve Bilgi Güvenliği Yönetim Kurulu üyelerimiz ile süreçlerimizin devamlılığını sağlayan Erkyazılım ailesine teşekkür ederiz.