BAŞA DÖN

Bir projenin ardından: Bursagaz Dijital Arşiv Projesi

Geçtiğimiz yıl Mayıs ayında ön çalışmalarına başladığımız Bursagaz Dijital Arşiv Projesi'ni (DAP) Temmuz ayı başında 10 milyon barajını aşarak tamamladık.

Projelere açılış ve kapanış toplantıları yapmak Bursagaz'ın firma kültüründe önemli bir yere sahip ve açıkcası her firmada olması gerektiğine inanıyorum. Bu toplantılar sayesinde tüm ekiplerin projelere temel anlamı ile vakıf olması ve üretilen güzel şeyleri görmesi mümkün oluyor.

DAP kapanış toplantısı da bu kapsamda gerçekleştirildi, proje sunumu, anlatımlar, proje ekiplerini onure edecek mini bir plaket töreni, pasta kesimi ve aile fotoğrafı  çekimi ile kimi zaman yoğun ve stresli kimi zaman neşeyle geçen bir yılı tamamlamış olduk.

Bursagaz DAP Projesi Kapanış Töreni Sunumu

Foto 1: Bursagaz BT Müdürü Mehmet Ensari kapanış toplantısı sunum konuşmasını yaparken.

Bursagaz Genel Müdürü Hakan Tola, Erkyazılım Genel Müdürü Bülent Arslan'a plaketini verirken.

Foto 2: Bursagaz Genel Müdürü Hakan Tola, Erkyazılım Genel Müdürü Bülent Arslan'a plaketini verirken.

Bu yorucu süreci Servis Büro proje yöneticimiz Mustafa Yeşilyurt süreç analizleri, yazılım ve büyük veri hareketlerindeki kabiliyetleri, DAP Proje ekip liderimiz Mehmet Ertaş'ın zaman zaman 60 kişiye çıkan ortalamada ise 40 kişilik bir ekibi idaredeki başarısı, teknik süpervizörümüz Tanju Arda'nın uzaktan bizim elimiz kolumuz olarak teknik sorunları çözme becerisi, Bursagaz Proje yöneticisi Adem Güler'in projenin tüm detaylarındaki ihtiyaçları gidermedeki gayret ve başarısı, Bursagaz BT Müdürü Mehmet Ensari Bey'in kahve içme kolaylığında süreçleri çözme ve yönetme yeteneği, Bursagaz ve Erkyazılım Genel Müdürleri Hakan Tola ve Bülent Arslan beylerin himayeleri olmasa herhalde bu kadar başarılı bitiremezdik.

Bursagaz Genel Müdürü Hakan Tola, Bursagaz Proje Yöneticisi Adem Güler'e plaketini verirken.

Foto 3: Bursagaz Genel Müdürü Hakan Tola, Bursagaz Proje Yöneticisi Adem Güler'e plaketini verirken.

Proje ile ilgili bazı gerçekler;

  • Bursagaz'ın 20 yıllık arşivi olan 11.500.000 sayfa tasnif edildi,
  • 10 ayrı birime ait Doğalgaz bağlantı anlaşması, Doğalgaz kullanım sözleşmesi, Kurumsal bağlantı anlaşması, kurumsal kullanım sözleşmesi, İç tesisat normal, İç tesisat A0, Acil, Bireysel, Muhasebe, Satın Alma birimlerine ait 10'larca farklı tip ve türde evrak tarandı,
  • 8 farklı tip barkod kullanıldı,
  • Barkod üretimi için 180 bin A4 tabaka barkod tüketildi,
  • Evrakların son tasnifi için 1.773.142 adet şeffaf poşet kullandı,
  • 23.4 km. şeffaf band ile barkod sağlamlaştırması yapıldı,
  • Akıllı indeksleme mekanizması sayesinde indeks personeli dökümanları 380 milyondan fazla karakterlik bir bilgi ile indeksledi (OCR hariç),
  • 4-16 metre aralığında binlerce tesisat projesi A0 tarama cihazlarında tek tek düzenlenerek tarandı,
  • En yüksek zamanda 60,
  • Ortalamada ise 49 personel 1 yıl çalıştı.
  • 2 ayrı fiziksel arşiv modernize edilerek ilaveler ile 2400 raf kapasiteli yeni bir arşive dönüştürüldü,
  • 1330 adet raf dolduruldu,
  • Projedeki mobilyalardan 30 masa, 30 koltuk, 3 adet ahşap dolap ve 2 adet sunum tahtası Üçevler Şehit Faik Gökçen İlköğretim okuluna bağışlandı,
  • 45.000 adet şeffaf poşet Bursa İl Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı okullara dağıtıldı,
  • 4 ton sayfa geri dönüşüme gönderildi,
  • Proje ile birlikte tüm Bursagaz birimleri yeni arşive yeni sistematik ile belge gönderecek şekilde donatıldılar,
  • Projenin 3 çalışanı süreci devam ettirmek için Bursagaz kadrosuna geçtiler,
  • Windows 2008 işletim sistemi üzerinde MSSQL Server 2008 veritabanı ve Erkyazılım Dijital Arşiv sistemi kullanıldı

 

Erkyazılım Ekip Lideri Mehmet Ertaş tüm proje yönetim ile birlikte pastayı keserken.

Foto 4: Erkyazılım Ekip Lideri Mehmet Ertaş tüm proje yönetim ekibi ile birlikte pastayı keserken.

Soldan Sağa: Mehmet Ensari (Bursagaz BT Müdürü), Hakan Tola (Bursagaz GM), Adem Güler (Bursagaz PY), Mehmet Ertaş (Erkyazılım EL), Bülent Arslan (Erkyazılım GM), Mustafa Yeşilyurt (Erkyazılım PY), Atakan Eser (Erkyazılım GMY)


Celal Bayarın tapusu Köşkten çıktı

Cumhurbaşkanlığında dijitalleştirme projesi kapsamında birçok belge hassas işlemlerden geçirilip dijital ortama aktarılıyor.

Projeyle ilgili basında çıkan haberlerden birini sizinle paylaşmak isterim.

 

Haber; Radikal gazetesine ait.

Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreteri İsen, tapu belgelerini Bayar ın torununa takdim etti.

ANKARA- Cumhurbaşkanlığı arşivlerinin dijital ortama aktarılması, Köşk’te ‘51 yıldır bekleyen bir tapuyu’ da gerçek sahipleriyle buluşturdu. Arşiv taramasında ortaya çıkarılan ve 3. Cumhurbaşkanı Celal Bayar’a ait olduğu belirlenen tapu belgeleri, Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreteri Mustafa İsen tarafından Bayar’ın torunu Emine Gürsoy Naskali’ye takdim edildi. Naskali, tapunun Celal Bayar Köşkü olarak bilinen Ankara Atatürk Bulvarı’ndaki 2 katlı eve ait olduğunu belirterek, “Yeni bir yere ait sürpriz bir tapu değil. 27 Mayıs sonrası malum şartlar altında Köşk’ten ayrıldıkları için alamadıkları tapu” dedi. 
İsen, Cumhurbaşkanlığı arşivinin dijital ortama geçirilmesi çalışmaları sırasında buldukları bir dosyanın içinde Bayar’a ait kişisel tapu belgelerinin yer aldığını söyledi. 
Tapuların hikâyesini Bayar’ın torunu Naskali, Radikal’e anlattı. Kendilerine aktarılan tapuların Ankara Atatürk Bulvarı’nda bulunan ve Celal Bayar Köşkü olarak bilinen 2 katlı eve ait olduğunu belirten Naskali, “Anneannemle dedemin evine ait tapular. Zaten biz o evi devrettik. Bizim için bilinmeyen bir yere ait bir tapu değil. 27 Mayıs’ta malum şartlar altında Köşk’ten ayrıldıkları için orada kalmış” diye konuştu. Naskali, Atatürk Bulvarı’ndaki Celal Bayar Köşkü’nün yapılış hikâyesini de anlattı. Bayar ve eşi Reşide Bayar’ın Ankara’ya ilk geldiklerinde Keçiören’de bir evde kaldıklarını anlatan Naskali, Celal Bayar’ın Keçiören’den Çankaya’ya gidiş-gelişleri sırasında atların dinlenebilmesi için evin bulunduğu arsayı satın aldığını söyledi. Daha sonrasında ise yaşamak için bir ev fikrinin oluştuğunu belirten Naskali, “Anneannem yaşamak için 2 katlı bir ev istiyor ve Etnografya Müzesi’nin mimarı Arif Hikmet Koyunoğlu’na gidiliyor” diye konuştu. 

3 milyon evrak var
Bir süredir devam eden Köşk arşivlerinin dijital ortama aktarılması kapsamında, Cumhurbaşkanlığı’nda hummalı bir çalışma sürdürülüyor. 20 kişilik bir ekip, 3 milyon evrakı teker teker inceleyerek dijital ortama geçiriyor. Çalışmalar sırasında gerekli oldukça dışarıdan uzmanların bilgisi ve görüşüne de başvuruluyor.


İçişleri Bakanlığı Nufus ve Vatandaşlık İdaresi Dijital Arşiv Projesi (NVİ DAP)

İçişleri Bakanlığı Nufus ve Vatandaşlık İdaresi Dijital Arşiv Projesi (NVİ DAP)

Erkyazılım, TÜBİTAK Ulusal Elektronik ve Kriptoloji Araştırma Enstitüsü, T.C. İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri (NVİ) ortaklığında Ulusal Bilim Fonu - KAMAG Projesi, %100 devlet tarafından fonlanmıştır.

01.11.2010 tarihinde başlayan ve 01.09.2013 tarihinde bitirilen proje ile;

  • Vatandaşlardan, Mahkemelerden ve diğer kurumlardan gelen taleplere daha hızlı cevap verebilecek,
  • Arşivlenmiş olan kağıt ortamındaki belgelere ulaşılması, arşivden çıkarılarak çoğaltılması ve tekrar arşivlenmesi gibi  iş akışından doğan zaman ve iş gücü kaybının önlenmesi ,
  • Kağıt ortamındaki belgelerin kurumsal fonksiyonlara ve asli düzene uygun olarak sayısal ortamda indekslenmesi,
  • Belgelerin fiziki kullanımından kaynaklanan yıpranmanın ve yok olmanın önüne geçilmesi, böylece belgelerin yok olmasından doğacak kurumsal sorumlulukların ve hak mahrumiyetlerinin önlenmesi,
  • MERNİS gibi diğer e-devlet projeleriyle birlikte çalışabilirliğine imkan tanıyan alt yapının oluşturulması  amaçlanmıştır.

Belgelerinin hızlı ve güvenilir şekilde elektronik ortama aktarılması, yönetilmesi ve paylaşılması için  e-belge yönetim ve paylaşım sisteminin geliştirilmesi hedeflenmiştir.

Nufus ve Vatandaşlık İdaresinde bulunan toplam 259.405.100 adet belge içerisinden örneklenen %1’lik 2.594.051 sayfanın; hızlı ve güvenilir şekilde elektronik ortama aktarılması, elektronik ortamda yönetilmesi, diğer kurumlar ile paylaşılması için e-belge yönetim ve paylaşım sisteminin kurulması çalışması yapılmıştır.

Aile Kütükleri (60 X 80 cm), Atik Defterler (60 X 80 cm), Dayanak Belgeleri (A5-A4), 1974 öncesi dayanak belgeleri, Vukuat Defterleri (55x 40 cm), Sicil Defterleri (55x 40 cm), Vatandaşlık Dosyaları (A4)’nın dijitalleştirilmesi için Zuetchel, Book2Net, Bookeye firmalarına ait A0, A1 ve A2 boyutlarında belge tarayacak farklı özelliklerde hassas tarama cihazları kullanılmıştır.

Tarama standartı olarak TSE 13298 T1 standartı (400 dpi sıkıştırmasız TIFF formatında ana kopya saklama) uygulanmıştır.

Kuruma özel belge Ontolijisinin geliştirilmesi, Osmanlıca el yazısı tanımlama yapılması için ARGE çalışması yapılması için Hacettep Üniversitesi, Marmara Üniversitesi, Sabancı Üniversitesi ve İstanbul Üniversitelerinden danışmanlık hizmetinin alınarak hem bilgi belge yönetimi hem de el yazısı tanıma, doğal dil işleme konularında arge çalışmaları yapılmıştır.

Document Ontologies

Aşağıdaki arge çalışmaları yapılmıştır.

  • Belge Ontolojisi
  • Osmanlıca ve Türkçe Karakter Tanıma (OCR),
  • Belgelere internet ortamında erişim,
  • MERNIS vb. e-devlet projeleriyle entegrasyon

Özellikle osmanlı belgeler üzerinde el yazısı tanıma teknikleriyle yer, tarih, şahıs isimlerinin bilgisayar tarafından tanınabilmesi için ARGE çalışmaları yapılmıştır.