BAŞA DÖN

T.C. Cumhurbaşkanlığı Arşivi Sayısallaştırma Projesi

İki yıl evvel başladığımız KAMAG projesi yolculuğumuzun Cumhurbaşkanlığındaki kısmı Kasım 2012 itibariyle nihayete erdi. Bu süre zarfında Türkiye’nin en önemli kurumunun, Cumhurbaşkanlığı’nın son derece ehemmiyet arzeden arşiv belgeleri uzman ekibimiz tarafından yüksek çözünürlükte taranarak dijital ortama aktarıldı. Böylece Ülkemizin Cumhurbaşkanlığı gibi önemli bir kurumunun belge hafızasının uzun süre korunmasına çok mühim bir katkı sağlanmış oldu.

KAMAG - E-Belgem Projesi zaman çizelgesi

Evrak çeşitliliği bakımından hususi bir örnek olan Cumhurbaşkanlığı Arşivi’nde ekibimizle birlikte son derece verimli ve keyifli bir 2 yıl geçirdiğimizi söylemeliyim. İftiharla belirtmeliyim ki, bu proje TS 13298  “Bilgi ve dokümantasyon – Elektronik Belge Yönetimi” Standardına uygun ilk arşiv projesidir. Bu önemli projeyle birlikte “Kamu Kurumlarında Etkin Elektronik Belge Yönetimi ve Paylaşımı için Ulusal Teknolojilerin Geliştirilmesi” adına küçümsenmeyecek bir mesafe kat ettiğimizi belirtmek gerekir. Bu çalışma neticesinde tüm kurumlara örnek bir dijital arşiv koleksiyonu oluşturulmuştur.

Projenin başlangıcından itibaren Cumhurbaşkanlığı Bilgi Teknolojileri Daire Başkanlığı ile, TÜBİTAK ve Erkyazılım olarak onlarca toplantı yaptık. Bu süreçte zaman zaman stresli anlar geçir sekte şimdilerde tüm sıkıntılar ve stresler, projemizin geldiği bu kilometre taşı için tamamen sevince dönüşmüş durumdadır.

Bu yoğun ve yorucu zaman dilimini, T.C. Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği Bilişim Teknolojileri Başkanlığı'nın süreçleri çözme ve yönetme yeteneği , T.C. Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği İdari ve Mali İşler Başkanlığı- Arşiv Müdürlüğü'nün himaye ve katkıları, TÜBİTAK tarafında Proje Yöneticilerimiz Veysi Öztürk ve Fikret Şanlı Beylerin desteği, Uğur Duran Beyin analiz süreçlerindeki katkısı,  Recayi Bayram Beyin belge türleri ve dilleri konusundaki tecrübeleri, DAP Proje ekip liderimiz İnci Öztürk'ün 23 kişilik bir ekibi idaredeki hüneri ve ekipteki diğer arkadaşların özverili çalışmaları olmasa herhalde bu kadar başarılı bitiremezdik.

 

TCCB ve Erkyazılım proje ekibi

Dijital ortama aktarılmış her bir evrakın önümüzdeki yıllarda bir araştırmacının çalışmasına ışık tutacağını bilmek bize heyecan veriyor. Dijitalleştirilen her bir belgenin veri tabanı üzerinde indeks bilgileri ve döküm(Envanter) numarası ile birlikte tutulması, araştırmacıların belgelere daha hızlı ulaşması ve hepsinden önemlisi bundan sonra belgelerin asıllarının yer değiştirme, dokunma gibi sebepler ile daha az yıpranacağını bilmek ve bu belgelerin sonraki kuşaklara ulaşmasında ufakta olsa pay sahibi olmak, heyecanımıza heyecan katıyor.

Cumhurbaşkanlığı Dijital Arşiv Projesinden Satırbaşları:

  • Maksimum 23, Minimum 12 olmak üzere ortalama 15 Servis Büro personeli çalıştı.
  • Maksimumda TCCB kurum personeli ile birlikte 30 personele kadar ulaşıldı.
  • Toplam 21 adet bilgisayar kullanıldı;
    • 4 Kalite,
    • 7 İndeks,
    • 2 Sanal Ayraç,
    • 6 Tarama,
    • 1 Negatif Tarama,
    • 1 İdari
  • 2 Şubat 2012’de Hızlı Tarama bitti. 744.903 sayfa hızlı tarama yapıldı.
  • 13 Kasım 2012’de Hassas Tarama bitti. 1.284.361 sayfa hassas tarama yapıldı.
  • 22 Kasım 2012’de tasnif bitti. 2.029.916 adet tasnif yapıldı.
  • 34 farklı belge tipinde toplam 750.666 adet belge tarandı.
  • Toplamda 2.029.264 sayfa tarandı.
  • Projede;
    • 1 adet Zeutschel OS 12000 HQ
    • 4 adet Microbox Ultra A2
  • 100.000 adet barkod basıldı.
  • Sanal Tasnif Süreci ile 200.000 adet basılı barkod tasarrufu sağlandı.
  • Bu belgeler uç uca eklense yaklaşık 852 km uzunluğa ve 247.164 km2 alana ulaşmaktadır.
  • 400 dpi’da taranan Ana Belge boyutu yaklaşık 70 TB’a ulaştı.
  • Dolaşım kopyası boyutu yaklaşık 3TB’a ulaştı.
  • 41.448.302 karakterlik indeksleme yapıldı.
  • İlk dijitalleştirilen belge; Celal BAYAR dönemine ait bir mektuptu.
  • Son dijitalleştirilen belge; Süleyman DEMİREL dönemi bir rapordu.

Proje için Almanya’dan özel olarak sipariş edilen, 400 DPI optik tarama yapabilen ve en kıymetli varlığımız olan zamanı en efektif bicimde kullanmamızı sağlayan Book2Net Ultra modeli tarayıcılar Türkiye'de ilk defa projemizde kullanıldı.


T.C. Cumhurbaşkanlığı web sitesi de KolayPortal WCM kullanıyor!

Cumhurbaşkanlığı resmi web sitesi alt yapısını, şirketimizin bir ürünü olan KolayPortal WCM’a geçirdik.  Siteye girdiğiniz zaman gözle görülür hiç bir değişiklikle karşılaşmamanız normal. Çünkü yapılan çalışma görsel olmayıp, site alt yapısını statik html dosyalarından kurtarıp, dinamik bir içerik yönetim sistemine geçirmeyi amaçlıyordu. Yaklaşık iki yıllık bir çalışma neticesinde de bunu başarmış durumdayız.

Sistemin dinamik olmasıhata olasılığını en aza indirerek, hızlı bir şekilde siteyi yönetmek anlamına geliyor. Bu da Cumhurbaşkanımız’ın yoğun temposunun, saniye saniye kamuoyuna aktarılmasını kolaylaştırıyor.

Çalışma esnasında bizi en çok yoran kısım, tasarımının ve sayfa adreslerinin  birebir kalmasını sağlamak oldu. KolayPortal XL’in foto albüm modülü, içerik editörü gibi bir çok özelliğini Cumhurbaşkanlığı için modifiye edip, onların alışkanlıklarına ve kullanım tercihlerine göre yeniden düzenledik.

Alt yapı değişikliği ile birlikte yaptığımız ve kullanımı daha da kolaylaştıran ufak tefek iyileştirmelerden de bahsetmek istiyorum. Bunlardan ilki uzun sayfalarda sağ alt köşede çıkan “Yukarı” linki. Bu link sayesinde sayfa altıdan üste hızlı bir şekilde scrool kullanmadan hızlıca çıkılabiliyor.



Arama özelliği de site bölümlerine göre yapılabilir hale getirildi. Bu sayede Cumhurbaşkanlığı arşivinde aranan bir konuşma yada haber daha hızlı bulanabilir oldu.

RSS sayfası eklendi ve daha önceden olmayan Açıklamalar, Mülakatlar gibi kategorilerde de rss hizmeti sunulmaya başlandı.

Anasayfadaki haberler kısmı hareketlendirildi ve canlılık kazandırıldı.


İş takip ve verimli toplantılar ile başarıya ulaşın.

Bir firma'da işlerin akışının kontrol altında tutulabilmesi için en önemli şey "takip" olsa gerek. Atanmış bir iş ne durumda, hangi aşamada takip edilemiyorsa işin başarısızlıkla sonuçlanması (mutlak başarısızlık olmasa da, süre aşımları, tutarsız sonuçlar, teslim edilse de mutsuz müşteri) kaçınılmaz olacaktır. İş takibi için herkese uygun kesin bir kurallar silsilesi tanımlamak oldukça zor. Her yiğidin yoğurt yemesi farklı olduğu gibi her kurumun, hatta alta doğru indikçe her birim yöneticisinin kendine has yeme tarzları ortaya çıkabilir, gayet normaldir. Yeter ki yoğurt yenirken etraf batırılmasın (insanlar/kurum zarar görmesin.)

İş takibi deyince 3 ana madde aklıma geliyor:

  1. Kişinin iş sürecini raporlaması (gün sonunda, haftalık, iş ara kademelerinde raporlama). Böylelikle işiniz ile ilgili ana hatları amirleriniz rahatlıkla görebileceklerdir.

  2. İşin akışında (karar mercisi kendiniz de olsa) ilgili kişilerin haberdar edilmesi. (Söz uçar yazı kalır misali, firma içi dahil olmak üzere ilerleyişin email ortamında kayıt altına alınması ve ilgililerin cc yapılması. İlla sorun olacak diye birşey yok, üzerinden vakit geçmiş projelerde email geriye dönük olarak çok güzel bir arşiv aracı olarak kullanılabilir) İyi oturmuş bir kurum içi mesajlaşma (en pratik yolu ile email) sistemi ile ilgili herkes işler ile ilgili kendilerine bakan durumlara hızla vakıf olup müdahil olabilecektir.

  3. Rapor ve bilgilendirmeler ekibi ve yöneticileri canlı tutsa da mutat (düzenli) toplantılar ile ilgili birimlerin koordine edilmesi ve sorun olmadan önce frekans farklılıklarının normalleştirilmesi.

Bu 3 süreç içerisinde yukarıda bahsettiğim gibi farklı yorumlamalar, yeni alt modeller rahatlıkla geliştirilebilir. Mesela nadir de olsa bazı çok uyumlu frekansla çalışan ekipler arasında 3 değil 2 madde ile de süreçler işletilebilir. (sonra onlar da 3'lü bu yapıya dönerler :) Rapor mantığı her ekipte farklı işleyebilir, kimi ekip email ile raporları alırken, yazılım tabanlı işler için raporlar bir istek takip sisteminde (issue / bug track) tutulabilir, sözün özü bunlar tamamen sizin kendi yoğurt yeme tercihinizle ilgili.

İlk 2si konusunda olmasa da toplantılar konusunda belirli standartlar zaman içinde oturmuş durumda. Bunu teknoloji seviyenize göre internet üzerinden de (Skype vb.) yapabilirsiniz. İster sanal ister canlı kanlı bir araya gelin, o da çok farketmez, yeterki yanlış anlaşılmalara fırsat vermeden birbirinizin sesini duyarak, mümkünse görerek, işlerin önünü açın. Toplantılar için de birkaç şey net söylenebilir:

  1. Toplantı işin bir parçası, bunu hem siz hem ekibiniz kabul etmeli ve angarya olarak görmemeli. Verimli bir toplantı işlerin daha kaliteli ve değerli sonuçlar üretmesine yardımcı olacaktır.

  2. Toplantınızın gündemi olsun. Eğer özel bir toplantı ise (bir iş ile ilgili düzenli toplantılarınız dışında, müşteri projesi vb.) 2-3 gün önceden gündemi katılımcılar ile paylaşın. Ne konuda görüşüleceğini bilmeli ve hazırlanmalılar. Eğer mutat bir toplantı ise (haftalık değerlendirme toplantısı gibi) katılımcılar bir önceki haftadan gündeme sahip olacaklardır. Katılımcıların da varsa genel gündemlerini alın. (Sizin de hazırlanmanız gerek, alamadı iseniz toplantı başlangıcında da alabilirsiniz.)

  3. Önceki toplantıdan kalan maddelerin üzerinden geçin. İşler konuşuluyor, kalıyor durumuna düşmesin.

  4. Gündemde sabit kalın. (Ara maddeler almayın)

  5. Soru cevaplar ile sırası gelen gündem üzerinde çözüm odaklı olarak görüşmeleri yapın. Karşıdaki düşmanınız değil, iş arkadaşınız (veya müşteriniz)

  6. Tartışma zeminine girmeyin, çözüm bulamıyorsanız, ilgili maddeyi üzerinde düşünmek üzere erteleyin.

  7. Sohbet (geyik) zemininden kaçının. Çay, kahve servisi sırasında bile (özel bir madde değilse, bütçe vb.) görüşmeleri kesmeyin. Geyik başlarsa toplamak zor olacaktır. Fren yapan araba gibi hızınızı kaybedersiniz.

  8. Nokta atışı ilerleyin. Yan meselelerde boğulmayın, ana konuyu çözün. Ana konu hedeflenirse yanlar için çözüm bulunacaktır.

  9. ve en önemlisi, toplantı için süre sınırı belirleyin ve o süreyi aşmayın. 2 saatlik bir görüşme çoğu insanının limitlerini zorlayacaktır. Bu yüzden mümkünse gün başlarken mesai başlangıcında, zihinler berrak, işler henüz hücum etmemişken toplantılarınızı yapın. Az zamanda çok iş yaparak sonuca ulaşın.

Cumhurbaşkanı'na sorun 2.Dönem Soru Sahipleri

Oylarınızla Seçilen Soruları Cumhurbaşkanı Gül Doğrudan Cevapladı


Cumhurbaşkanı'na sorun 2. Dönem Soru Sahipleri ve Erkyazılım

"Herşey hayalle başlar" cümlesi, hayatta çok hayal edip sonunda hüsrana uğramış, elde etmek istediklerine karşılık, yaptıklarının yetersizliğiyle karamsarlığa düşmüşler için anlamsız bir cümle gibi gelebilir.

Yine de herşey için bir umut var ve biz ümitvar olmalıyız.

Kim derdi ki, koskoca devlet erkanı, halktan herhangi birisini direkt muhatap alıp, sorularına ve özellikle kendisine değer verecek? Kim derdi ki, Cumhurbaşkanı bu kişileri güzelce ağarlayıp, fikirlerine değer verip, sordukları soruları içtenlikle cevaplandıracak?

Evet! Cumhurbaşkanlığı için ne kadar sıradışı gibi dursa da soru sahipleri için hayatlarında unutamayacakları bir anı olarak kalacak.

Malum Köşk'te birçok proje yürütüyoruz ve yine toplantı için gittiğimiz bir günün yemek arasında 2. Dönem Soru Sahipleriyle kısada olsa görüşme imkanı buldum.

Onlarda gördüğüm heyecan ve mutluluk yaptığım işin ne kadar yerinde olduğu konusunda inancımı arttırdı.
İşlerime ve projelerime sarılma azmim daha bir arttı.

Arkadaşlarla çektirdiğimiz fotoğrafı tarihe not düşme adına sizinle paylaşıyorum.


incehesap.com şimdi daha güçlü

Geçtiğimiz hafta bir Cumartesi gecesi, büyük emek harcadığımız İncehesap.com 2.versiyonu yayına aldık.

2007 yılında açtığımız İncehesap.com'un yenilenmesi için 2012 başında proje çalışmalarına başlamıştık. Proje planlaması sonrası aktif üretime Mayıs ayında başladık ve 2200 saati aşkın bir yazılım geliştirme süreci sonunda yep yeni bir incehesap.com ortaya çıkartık. Yazılım bizim tarafımızdan yazılırken, analizde Incehesap ekibi ile birlikte hareket ettik. İncelikleri ile düşünülmüş olan tasarım Zen Dizayn'dan gelirken, html'deki özenli kesimi ise W3 Newyork ile çalıştık.

Sektörde bilinen ama çok da kullanılmayan bazı özellikleri İncehesap.com'da bir bütün olarak uygulama şansı bulduk. Bunlardan en sevdiklerimden birisi ürün özellik resimleri sistemi.

Ürün görseli altı özellikler Ürün görseli altı özellikler

Karşılaştırma ve filtreler için ürünler üzerine tanımlanan özellikleri, ürün görseli ile birleştirip ana görüntü olarak sunan bir mekanizma geliştirdik. Ürün özellikleri değiştirildiğinde, veya öne çıkarılmak istenen başka bir özellik olduğunda sistem anlık olarak yenisini üretiyor ve yayına alıyor.

Ürünlerle alakalı yeri gelmişken avantaj paketlerinden de bahsetmem gerek. Ürünler kendi aralarında paketlenip, avantajlı paketcikler ürünlerin altında listeleniyor ve ziyaretçinin en uygun rakamlarla en güzel fırsatları yakalamaları sağlanıyor.

Avantaj paketi

Diğer sevdiğim özelliklerden birisi ise kullanıcılara tavsiye sunan "Size Özel" tavsiye yapısı. Sistem düzenli olarak kullanıcıyı, zevklerini, alışkanlıklarını takip ediyor ve herkese özel ürünler sunuyor. Görüleceği üzere taşınabilirlerde biraz fazla dolanmışım :)

Sizin için size özel ürünler


Gelen büyük yeniliklerden bir tanesi de parçalı ödeme sistemi. Ödenecek miktar tek bir kartınızdaki limiti aşıyorsa bunu farklı kartlara dağıtabilir alışverişi gerçekleştirebilirsiniz.

İncehesap parçalı ödeme

Bir önceki versiyondaki Ürün Danışmanını bu versiyonda bir ileriye taşıdık ve daha hızlı daha efektif bir yapı ortaya koyduk. Bunda tasarımsal sunumun da etkisi var. Daha iyiye doğru revizeler ise yolda.

Fırsat sistemi şuanki ve gelecek fırsatları daha maharetli şekilde sunuyor. Zaman zaman kontrol etmenizde fayda var ;)

Fırsatlar

SEO çalışmalarına İncehesap ekibi ile ayrı bir özen gösterdik ve eski site ile arasında ciddi yapısal farklar olmasına rağmen, tüm ürün, kategori, ürün görselleri, müşterilerin yüklediği görseller, yorumlar, soru & cevaplar dahil hemen her linki yeni sistemde karşılığını bulacak şekilde yönlendirdik.

İncehesap.com'un bazı güzel özelliklerinden bahsetmeye çalıştım, hepsini detaylandıramasam da gezdikçe daha da güzellerini bulabileceğinizi söyleyebilirim ;) Yeni yüzü ve altyapısının verdiği poizitif enerji ile incehesap.com'un 2013'de ve sonrasında çıtasını çok daha yukarılara çıkaracağına inanıyorum. Hedefler büyük, ekipler sağlam...