BAŞA DÖN

Siz sorun TSE cevaplasın

Ülkemizde kurumsal olarak en çok bilgi ve belge üreten kurumlardan birisi Türk Standartlar Enstitüsü'dür (TSE) diye düşünüyorum. Üretilen dökümanları, uğraşılan konulara biraz göz gezdirince bu kadar bilgi içinden nokta atışı cevabı bulmanın konuya az yabancı kişiler için zor olacağını kestirmek zor değil.

Konuyu TSE Bilgi Teknolojileri ekibi ile beyin fırtınası yaparken, insani sorulara insani cevapların alınabileceği bir platformun TSE ile iş yapan sahadaki kişiler ve konunun meraklıları için önemli bir boşluğu dolduracağını farkettik. Konuyu biraz daha geliştirince, daha önce "Cumhurbaşkanına Sorun" adıyla T.C. Cumhurbaşkanlığı için de kurguladığımız soru cevap ürünümüz Bisorusor.com'un oldukça güzel bir uygulama alanına sahip olduğunu gördük.

TseCevapliyor.tse.org.tr Açıldı

Sahada görev yapan, konusunda yetkin TSE uzmanlarına ihtiyaç duyulan soruların her an ve her yerden iletilme imkanını sunan TSE Cevaplıyor, herkesin TSE'nin ilgi sahasında olan konularda sorular sorup doğrudan uzmanlarından tutarlı cevaplar almasını hedefliyor.

TSE Cevaplıyor'un özellikleri neler?

Hakkında

TSE Cevaplıyor, insanların birbirlerine yardımcı oldukları sosyal paylaşım platformudur.

İlgi alanlarınıza ve merak ettiğiniz konulara göre yeni insanlarla buluşma yeridir. Online topluluk kurup kaliteli paylaşım ile size merak ettiklerinizi öğrenme ve bildiklerinizi öğretme fırsatı sunar.

Soru Sor

Aklınıza takılan soruları gerçek kişilere sorabilirsiniz. Eğer soru varsa mutlaka cevabı da vardır

Günlük hayatta, kafanınıza takılan bir soru hakkında internette yığınlarca kaynak/bilgiye ulaşabildiğiniz gibi bu konu hakkında soru sorabileceğiniz gerçek bir insan size daha hızlı ve doyurucu bilgi verebilir. Padişahın biri birgün attan düşmüş, bütün saray ahalisi başına toplanmış, her kafa bir ses çıkartırken, padişah “bana attan düşen birisini bulun” demiş.

Zaman Sınırlı Sorular

Düzenlediğiniz sorulara son cevap tarihi belirleyebilirsiniz.

Yeni bir soru hazırlarken son cevap tarihini seçin, o tarihten sonra sadece cevapları sunalım.

Anket Yap

Çok kolay bir şekilde anket hazırlayabilirsiniz.

Bazen bir soruya karşılık verilecek cevaplardan çok hızlı sonuçlar çıkarmanız gerekebilir. İlgili anketleri hem TSE Cevaplıyor üyelerine hemde widget kullanarak başka sitelerdeki kişilere sorabilirsiniz. TSE Cevaplıyor, anket sonuçlarına herhangi bir müdahalede bulunmamaktadır.

Zaman Sınırlı Anketler

Düzenlediğiniz ankete son katılım tarihi belirleyebilirsiniz.

Yeni bir anket hazırlarken anketinizin son katılım tarihini seçin, o tarihten sonra sadece sonuçları sunalım. İsterseniz halka açık anket düzenleyin herkes oy verebilsin, internetin nabzını tutun.

İsterseniz anonim olarak yazın, kimse sizi bilmesin.

Anonimlik özelliği ile anonim soru sorabilirsiniz.

Yeni bir soru sorarken "Bu soruyu Anonim Kullanıcı olarak sormak ve kendimi gizlemek istiyorum." seçeneğini işaretlerseniz, sorunuz Anonim Kullanıcı isimli genel bir kullanıcı adı ile yayınlanır.

Bu sayede sormak istediğiniz ama çekindiğiniz bir soruyu kendinizi ön plana çıkarmadan gönül rahatlığı ile yayınlayabilirsiniz.

Akıllı arama sistemi

Bu sistem sayesinde, site içerisinde bulmak istediğiniz soru ve cevaplar ile üyelere ulaşabilirsiniz.

Takip Et

Sorularını ve cevaplarını beğendiğiniz kişileri takip altına alabilir, sordukları soruları anında size özel sayfanızda görebilirsiniz.

RSS – XML

Yeni anketler, son cevaplar, kişiye ait sorular gibi 8 farklı RSS alt yapısı

Sitemizdeki 8 farklı RSS seçeneklerinden herhangi birine abone olabilir ve anlık değişimleri siteye bağlanmak zorunda kalmaksızın internet tarayıcınızın yardımıyla takip edebilirsiniz. Bu sayede yeni gelen soru ve cevaplara direk link imkanına da sahip olabilirsiniz.

Twitter Bağlantısı

Siz sorun biz Twitter durumunuzu anında güncelleyelim

Hesap İşlemleriDış servis entegrasyon sayfasında Twitter hesabınızı aktifleştirebilir, soru sorduğunuzda, cevap verdiğinizde otomatik olarak Twitter durumunuzun güncel olmasını ve arkadaşlarınızın farkına varmasını sağlayabilirsiniz.

Facebook Bağlantısı

Üyelik ile uğraşmadan Facebook hesabınızla bağlanın, sorun, cevaplayın, paylaşın.

Facebook bağlantısını (Facebook connect) kullanarak, TSE Cevaplıyor'a giriş yapabilir ve tüm özelliklerinden faydalanabilirsiniz. Bu sayede üyelik işlemleri ile uğraşmamış ve sorularınızı anında Facebook sayfanızda paylaşmış olursunuz. Facebook profil resminizi güncellediğinizde TSE Cevaplıyor'daki resminiz de güncellenir.

Benim Sayfam

Size özel oluşturduğumuz sayfanız ile TSE Cevaplıyor'daki aktivitelerinizi takip edebilir, kişisel bilgi, link ve resimlerinizi arkadaşlarınız ile paylaşabilir, sizi takip edenleri takip edebilirsiniz.

Site İçi Mesajlaşma

Site içerisinde üyeler ile mesajlaşabilirsiniz. Sitede genel olarak söylemekten çekindiğiniz soru ve/veya cevapları site içi Mesajlaşma sayesinde bilgisine ve tecrübesine güvendiğiniz kişilere sorabilir, yardım alabilir, iletişim kurabilirsiniz.

Puan Sistemi

Aktivitelerinizle puanları toplayın.

Soru sorma, Cevap verme, Yorum yapma, Anket yapma, Anket katılım, Soru-Cevap Değerlendirme, Rapor etme ve yayından kaldırma, Arkadaşına sor /tavsiye et aktivitelerinden puan kazanabilirsiniz. Puan sistemi detayları için tıklayın.


İş takip ve verimli toplantılar ile başarıya ulaşın.

Bir firma'da işlerin akışının kontrol altında tutulabilmesi için en önemli şey "takip" olsa gerek. Atanmış bir iş ne durumda, hangi aşamada takip edilemiyorsa işin başarısızlıkla sonuçlanması (mutlak başarısızlık olmasa da, süre aşımları, tutarsız sonuçlar, teslim edilse de mutsuz müşteri) kaçınılmaz olacaktır. İş takibi için herkese uygun kesin bir kurallar silsilesi tanımlamak oldukça zor. Her yiğidin yoğurt yemesi farklı olduğu gibi her kurumun, hatta alta doğru indikçe her birim yöneticisinin kendine has yeme tarzları ortaya çıkabilir, gayet normaldir. Yeter ki yoğurt yenirken etraf batırılmasın (insanlar/kurum zarar görmesin.)

İş takibi deyince 3 ana madde aklıma geliyor:

  1. Kişinin iş sürecini raporlaması (gün sonunda, haftalık, iş ara kademelerinde raporlama). Böylelikle işiniz ile ilgili ana hatları amirleriniz rahatlıkla görebileceklerdir.

  2. İşin akışında (karar mercisi kendiniz de olsa) ilgili kişilerin haberdar edilmesi. (Söz uçar yazı kalır misali, firma içi dahil olmak üzere ilerleyişin email ortamında kayıt altına alınması ve ilgililerin cc yapılması. İlla sorun olacak diye birşey yok, üzerinden vakit geçmiş projelerde email geriye dönük olarak çok güzel bir arşiv aracı olarak kullanılabilir) İyi oturmuş bir kurum içi mesajlaşma (en pratik yolu ile email) sistemi ile ilgili herkes işler ile ilgili kendilerine bakan durumlara hızla vakıf olup müdahil olabilecektir.

  3. Rapor ve bilgilendirmeler ekibi ve yöneticileri canlı tutsa da mutat (düzenli) toplantılar ile ilgili birimlerin koordine edilmesi ve sorun olmadan önce frekans farklılıklarının normalleştirilmesi.

Bu 3 süreç içerisinde yukarıda bahsettiğim gibi farklı yorumlamalar, yeni alt modeller rahatlıkla geliştirilebilir. Mesela nadir de olsa bazı çok uyumlu frekansla çalışan ekipler arasında 3 değil 2 madde ile de süreçler işletilebilir. (sonra onlar da 3'lü bu yapıya dönerler :) Rapor mantığı her ekipte farklı işleyebilir, kimi ekip email ile raporları alırken, yazılım tabanlı işler için raporlar bir istek takip sisteminde (issue / bug track) tutulabilir, sözün özü bunlar tamamen sizin kendi yoğurt yeme tercihinizle ilgili.

İlk 2si konusunda olmasa da toplantılar konusunda belirli standartlar zaman içinde oturmuş durumda. Bunu teknoloji seviyenize göre internet üzerinden de (Skype vb.) yapabilirsiniz. İster sanal ister canlı kanlı bir araya gelin, o da çok farketmez, yeterki yanlış anlaşılmalara fırsat vermeden birbirinizin sesini duyarak, mümkünse görerek, işlerin önünü açın. Toplantılar için de birkaç şey net söylenebilir:

  1. Toplantı işin bir parçası, bunu hem siz hem ekibiniz kabul etmeli ve angarya olarak görmemeli. Verimli bir toplantı işlerin daha kaliteli ve değerli sonuçlar üretmesine yardımcı olacaktır.

  2. Toplantınızın gündemi olsun. Eğer özel bir toplantı ise (bir iş ile ilgili düzenli toplantılarınız dışında, müşteri projesi vb.) 2-3 gün önceden gündemi katılımcılar ile paylaşın. Ne konuda görüşüleceğini bilmeli ve hazırlanmalılar. Eğer mutat bir toplantı ise (haftalık değerlendirme toplantısı gibi) katılımcılar bir önceki haftadan gündeme sahip olacaklardır. Katılımcıların da varsa genel gündemlerini alın. (Sizin de hazırlanmanız gerek, alamadı iseniz toplantı başlangıcında da alabilirsiniz.)

  3. Önceki toplantıdan kalan maddelerin üzerinden geçin. İşler konuşuluyor, kalıyor durumuna düşmesin.

  4. Gündemde sabit kalın. (Ara maddeler almayın)

  5. Soru cevaplar ile sırası gelen gündem üzerinde çözüm odaklı olarak görüşmeleri yapın. Karşıdaki düşmanınız değil, iş arkadaşınız (veya müşteriniz)

  6. Tartışma zeminine girmeyin, çözüm bulamıyorsanız, ilgili maddeyi üzerinde düşünmek üzere erteleyin.

  7. Sohbet (geyik) zemininden kaçının. Çay, kahve servisi sırasında bile (özel bir madde değilse, bütçe vb.) görüşmeleri kesmeyin. Geyik başlarsa toplamak zor olacaktır. Fren yapan araba gibi hızınızı kaybedersiniz.

  8. Nokta atışı ilerleyin. Yan meselelerde boğulmayın, ana konuyu çözün. Ana konu hedeflenirse yanlar için çözüm bulunacaktır.

  9. ve en önemlisi, toplantı için süre sınırı belirleyin ve o süreyi aşmayın. 2 saatlik bir görüşme çoğu insanının limitlerini zorlayacaktır. Bu yüzden mümkünse gün başlarken mesai başlangıcında, zihinler berrak, işler henüz hücum etmemişken toplantılarınızı yapın. Az zamanda çok iş yaparak sonuca ulaşın.

TCCB'de Kurban Bayramı Bayramlaşma Merasimine Ekibimizin Kabulü

Cumhurbaşkanlığı arşivlerinin dijital ortama aktarılması projesinde çalışmalarına devam eden ekibimiz, 24 Ekim 2012 tarihinde Cumhurbaşkanlığında düzenlenen Kurban Bayramı Bayramlaşma Merasimi’ne katılım sağladı.

Sayın Cumhurbaşkanı Abdullah Gül Beyefendi, Kurban Bayramı Bayramlaşma Merasimine Erk Yazılım ekibinin kabul fotoğrafları proje ekibimiz için unutamayacakları bir anı oldu.

Ekibimizin Sayın Cumhurbaşkanımız Abdullah Gül Beyefendi ve Sayın Cumhurbaşkanlığı Genel Sekteri Mustafa İsen ile bayramlaşmalarının fotoğraflarını sizlerle paylaşalım istedik.


Bir projenin ardından: Bursagaz Dijital Arşiv Projesi

Geçtiğimiz yıl Mayıs ayında ön çalışmalarına başladığımız Bursagaz Dijital Arşiv Projesi'ni (DAP) Temmuz ayı başında 10 milyon barajını aşarak tamamladık.

Projelere açılış ve kapanış toplantıları yapmak Bursagaz'ın firma kültüründe önemli bir yere sahip ve açıkcası her firmada olması gerektiğine inanıyorum. Bu toplantılar sayesinde tüm ekiplerin projelere temel anlamı ile vakıf olması ve üretilen güzel şeyleri görmesi mümkün oluyor.

DAP kapanış toplantısı da bu kapsamda gerçekleştirildi, proje sunumu, anlatımlar, proje ekiplerini onure edecek mini bir plaket töreni, pasta kesimi ve aile fotoğrafı  çekimi ile kimi zaman yoğun ve stresli kimi zaman neşeyle geçen bir yılı tamamlamış olduk.

Bursagaz DAP Projesi Kapanış Töreni Sunumu

Foto 1: Bursagaz BT Müdürü Mehmet Ensari kapanış toplantısı sunum konuşmasını yaparken.

Bursagaz Genel Müdürü Hakan Tola, Erkyazılım Genel Müdürü Bülent Arslan'a plaketini verirken.

Foto 2: Bursagaz Genel Müdürü Hakan Tola, Erkyazılım Genel Müdürü Bülent Arslan'a plaketini verirken.

Bu yorucu süreci Servis Büro proje yöneticimiz Mustafa Yeşilyurt süreç analizleri, yazılım ve büyük veri hareketlerindeki kabiliyetleri, DAP Proje ekip liderimiz Mehmet Ertaş'ın zaman zaman 60 kişiye çıkan ortalamada ise 40 kişilik bir ekibi idaredeki başarısı, teknik süpervizörümüz Tanju Arda'nın uzaktan bizim elimiz kolumuz olarak teknik sorunları çözme becerisi, Bursagaz Proje yöneticisi Adem Güler'in projenin tüm detaylarındaki ihtiyaçları gidermedeki gayret ve başarısı, Bursagaz BT Müdürü Mehmet Ensari Bey'in kahve içme kolaylığında süreçleri çözme ve yönetme yeteneği, Bursagaz ve Erkyazılım Genel Müdürleri Hakan Tola ve Bülent Arslan beylerin himayeleri olmasa herhalde bu kadar başarılı bitiremezdik.

Bursagaz Genel Müdürü Hakan Tola, Bursagaz Proje Yöneticisi Adem Güler'e plaketini verirken.

Foto 3: Bursagaz Genel Müdürü Hakan Tola, Bursagaz Proje Yöneticisi Adem Güler'e plaketini verirken.

Proje ile ilgili bazı gerçekler;

  • Bursagaz'ın 20 yıllık arşivi olan 11.500.000 sayfa tasnif edildi,
  • 10 ayrı birime ait Doğalgaz bağlantı anlaşması, Doğalgaz kullanım sözleşmesi, Kurumsal bağlantı anlaşması, kurumsal kullanım sözleşmesi, İç tesisat normal, İç tesisat A0, Acil, Bireysel, Muhasebe, Satın Alma birimlerine ait 10'larca farklı tip ve türde evrak tarandı,
  • 8 farklı tip barkod kullanıldı,
  • Barkod üretimi için 180 bin A4 tabaka barkod tüketildi,
  • Evrakların son tasnifi için 1.773.142 adet şeffaf poşet kullandı,
  • 23.4 km. şeffaf band ile barkod sağlamlaştırması yapıldı,
  • Akıllı indeksleme mekanizması sayesinde indeks personeli dökümanları 380 milyondan fazla karakterlik bir bilgi ile indeksledi (OCR hariç),
  • 4-16 metre aralığında binlerce tesisat projesi A0 tarama cihazlarında tek tek düzenlenerek tarandı,
  • En yüksek zamanda 60,
  • Ortalamada ise 49 personel 1 yıl çalıştı.
  • 2 ayrı fiziksel arşiv modernize edilerek ilaveler ile 2400 raf kapasiteli yeni bir arşive dönüştürüldü,
  • 1330 adet raf dolduruldu,
  • Projedeki mobilyalardan 30 masa, 30 koltuk, 3 adet ahşap dolap ve 2 adet sunum tahtası Üçevler Şehit Faik Gökçen İlköğretim okuluna bağışlandı,
  • 45.000 adet şeffaf poşet Bursa İl Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı okullara dağıtıldı,
  • 4 ton sayfa geri dönüşüme gönderildi,
  • Proje ile birlikte tüm Bursagaz birimleri yeni arşive yeni sistematik ile belge gönderecek şekilde donatıldılar,
  • Projenin 3 çalışanı süreci devam ettirmek için Bursagaz kadrosuna geçtiler,
  • Windows 2008 işletim sistemi üzerinde MSSQL Server 2008 veritabanı ve Erkyazılım Dijital Arşiv sistemi kullanıldı

 

Erkyazılım Ekip Lideri Mehmet Ertaş tüm proje yönetim ile birlikte pastayı keserken.

Foto 4: Erkyazılım Ekip Lideri Mehmet Ertaş tüm proje yönetim ekibi ile birlikte pastayı keserken.

Soldan Sağa: Mehmet Ensari (Bursagaz BT Müdürü), Hakan Tola (Bursagaz GM), Adem Güler (Bursagaz PY), Mehmet Ertaş (Erkyazılım EL), Bülent Arslan (Erkyazılım GM), Mustafa Yeşilyurt (Erkyazılım PY), Atakan Eser (Erkyazılım GMY)


e-BEYAS 2014, Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları Sempozyumu sponsorları arasındayız

Kurumlarda klasik arşivlerin yeni dönemle birlikte dijitalleştirilmesinin artık hız kazandığı günümüzde konuyu enine bonuna incelemek, yeni fikirleri dinlemek ve yenilikçi uygulamalar hakkında bilgi paylaşımı yapmak için 20-21 Mart 2014 Tarihleri arasında  Ankara Üniversitesi öncülüğünde "e-Beyas 2014, Elektronik Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları" sempozyumu düzenleniyor.

e-BEYAS 2014 Sempozyumu;

  • Kurumlarda Belge Merkezi ve Arşiv Mekânları
  • Arşiv Belgelerinin Dijitalleştirilmesi ve e-Arşiv Uygulamaları
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve Birlikte Çalışabilirlik
  • e-İmza / m-İmza Çözümleri ve Mobil Uygulamalar
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde Teknolojik Boyut

konu başlıklarında akademisyen ve uygulamacıların bilgi birikimi ve deneyimlerini paylaşmayı, kurumlar ve firmalar arasındaki diyaloğu geliştirmeyi, bilimsel ve sosyal etkileşim gerçekleştirmeyi amaçlamaktadır.

Ayrıca Sempozyum öncesinde açılışı gerçekleştirilecek olan, Belge yönetimi ve arşiv disiplininin öngördüğü yöntem ve teknikler uygulanarak kurumsal belge yönetimi ve arşiv çalışmalarının yürütülmesi için Arşiv Mekân Standartlarına uygun bağımsız ve güvenli bina olarak tasarlanan ve yaptırılan “Ankara Üniversitesi Kurum Belge Merkezi ve Arşiv Binası” ile Türkiye için alanında ilk olan uygulama örneğinin sunulması amaçlanmaktadır.

Sponsor olarak destek verdiğimiz e-Beyas 2014'de Erkyazılım'ın dijitalleştirme süreçlerindeki tecrübelerini paylaşacağımız bir sunum da olacak.

Sempozyum gününü beklemeden Dijital Arşiv Hizmetleri bağlantısından hizmetlerimizi inceleyebilir, dijitalleştirme maceramızda geliştirdiğimiz "Bigtara" ürünümüz hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz.