Dijitalleştirme Süreci

İş Analizi

• Belge envanterinin çıkarılması,
• Ayıklama, imha planının hazırlanması,
• Saklama planının hazırlanması
• İndeks metaveri matriksinin netleştirilmesi
• E-Belge aktarım entegrasyonun  netleştirilmesi
• E-Belge kayıt formatının netleştirilmesi
• Proje risk ve önerilerinin belirlenmesi

Teslim Alma

• Kutu/Dosya bazlı belgeler Müşteri yetkilisinden teslim tutanağı çift imza ile alınır.
• Kutu içindeki taranacak sayfalar/belgeler sayılır
• Teslim alınan kutu bilgileri sisteme kaydedilir.

Tasnif

• Dokümanlar yabancı maddelerden temizlenir
• Kullanılan tarayıcıdan kolayca geçebilmesi için gerekli tamirler (restorasyon) yapılır
• Gerekiyorsa doküman tiplerine göre belgeler üzerine barkod yapıştırılır, tarihi belgeler için özel barkod sayfası yerleştirilir.
• Eğer varsa ayıklanacak belgeler ayrılır.
• Fiziksel olarak belge bütünlüğünün korunarak ilgili kutu üzerine TARANDI etiketiyle geçici tarama alanında saklanır.

Tarama

• Belirlenen kalite, format ve profilde ilgili tarayıcılarda tarama işleminin gerçekleştirilmesi
• Tarama işlemi, taranan evraklarda atlama, çift besleme, yırtma, buruşturma problemlerine karşı operatörler tarafından birebir gözlemlenir.
• Taranmış dijital kopyalar ilgili kayıt formatında disk üzerine kayıt edilir. Dolaşım kopyaları ve PDF dosyaları otomatik oluşturulur.
• Sistemde kayıtlı taranacak sayfa sayısı ile oluşturulmuş dijital kopya sayısı karşılaştırılır. Eğer eksik işlem varsa tarama işlemi kontrol edilir.
• Eğer yapılacaksa sistem tarafından otomatik OCR işlemine tabii tutulur.
• Taranan evraklar, fiziksel olarak sırası bozulmadan tekrar yığın haline getirilir.

İndeks Veri Girişi

• Hatalı taranmış dokümanın indeks işlemi yapılmadan, seçilecek uygun hata mesajı ile hatalı evraklar arasına tekrar taranmak üzere gönderilir.
• Taranmış doküman üzerinde indeks bilgileri ekran üzerinde bulunan alanlara yazılarak, veritabanı kaydının yapılır.
• İndekslenen dokümanlar sırası bozulmadan tekrar yığın haline getirilir.

Kalite Kontrol

• Taranmış dokümanlar üzerinde tarama kalitesi, sayısal veri doğruluğu kalite kontrolünün yapılması.
• Hatalı işlem görmüş belgelerin seçilecek uygun hata mesajıyla bir önceki işlem adına geri gönderilmesi.
• İşlemi bitmiş belgelerin merkezi veritabanına aktarılması.

Teslim Verme

• Kalite kontrolü bitmiş belge raporu alınır.
• Geçici tarama alanında bekleyen kutu evrakları müşteri yetkilisine çift imza ile teslim edilir.
• Sistem üzerinden teslim tutanağı kayıt edilerek belgelerin işlemi sonuçlandırılır.