Kurum arşivinin ele alınabilmesi için öncelikle Arşiv Analiz dokümanın hazırlanması gerekmektedir. Bu analiz dokümanında hem fiziksel arşiv hizmetinin hem de dijitalleştirme süreçlerinin ve sonucunun tarif edilmesi gerekmektedir:
- Kurum arşivinde bulunan dokümanlar tek tek ele alınarak saklama plânı doğrultusunda Dosya/Klasör bazında indeks bilgileri çıkartılarak barkodlanması,
- Barkodlanan dokümanların raf adres ve indeks bilgilerinin Arşiv Yönetim Yazılımına girilmesi ve istenildiği anda hemen arşiv deposundan Dokümanın orjinal nüshasına ulaşılması,
- İmha edilmesi gereken dokumanlar ayıklanarak depoda yer tasarrufunun sağlanması
Bunu Sağlamak için ön çalışmalar sırasında yapılanlar:
- Doküman Tiplerinin Belirlenmesi,
- Barkod Tiplerinin Belirlenmesi,
- İndeks Alanlarının Belirlenmesi